Buku Manual / Menurut meja Anda
Untuk Direksi
Bab ini ditulis untuk dibaca dalam sepuluh menit, dan sengaja memuat daftar hal yang belum ada -- karena itu yang biasanya baru ketahuan setelah kontrak ditandatangani.
Isi bab
Keputusan yang sebenarnya diambil
Memilih Billira bukan sekadar memilih perangkat lunak. Yang dipilih adalah model kepemilikan: sistem billing berjalan di komputer milik PAM, kodenya terbuka, dan tidak ada pihak luar yang bisa mengunci data atau menaikkan harga sepihak karena PAM sudah terlanjur bergantung.
Konsekuensi yang perlu diterima bersamaan dengan itu: PAM memikul tanggung jawab operasionalnya sendiri -- ada yang merawat, mencadangkan, dan menyimpan kunci enkripsi. Tidak ada vendor yang bisa disalahkan bila cadangan tidak pernah dibuat. Bagi PAM tanpa satu pun staf teknis, ini pertimbangan serius: pendampingan harus dicari dari implementor lokal.
Biaya dan dukungan
Perangkat lunaknya gratis dan akan tetap begitu, di bawah lisensi AGPL-3.0. Tidak ada versi komunitas dan versi premium; tidak ada fitur yang ditahan di balik pembayaran. Perhitungan tagihan, pemeriksaan konsistensi uang, dan akses ke data pelanggan selamanya ada di dalam lisensi.
Billira juga tidak menjual layanan apa pun di sekitarnya. Implementasi, migrasi data, pelatihan, dan pendampingan saat pemeriksaan dapat diperoleh dari vendor atau konsultan lokal yang menawarkannya atas nama sendiri. Yang perlu dianggarkan PAM adalah jasa pihak itu, bila dipakai, bukan lisensi. Rinciannya ada di Lisensi & Dukungan.
Kenapa angkanya bisa dipertanggungjawabkan
Sistem billing air menghitung uang warga dan uang publik. Ini yang dilakukan Billira supaya angkanya bertahan saat dipertanyakan:
Uang tak pernah pecahan
Seluruh nilai uang disimpan sebagai bilangan bulat sen. Pembulatan hanya terjadi sekali, di total, dan selisihnya dicatat tersendiri -- bukan menghilang diam-diam seperti yang mudah terjadi di spreadsheet.
Koreksi selalu berjejak
Catatan uang tidak pernah disunting di tempat. Membatalkan atau memindahkan setoran menambah entri baru yang menjelaskan koreksinya, sehingga riwayat lengkapnya tetap ada.
Pemisahan wewenang
Petugas yang merekam bacaan tidak boleh memvalidasinya sendiri. Kasir yang keliru menerima setoran tidak boleh mengoreksinya sendiri -- itu wewenang admin. Ditegakkan sistem, bukan sekadar diatur di SOP.
Pemeriksaan otomatis
Sembilan pemeriksaan konsistensi uang berjalan sendiri setiap aplikasi dinyalakan dan setiap sesudah billing dijalankan. Bila ada yang tidak cocok, admin diberi tahu -- tidak menunggu sampai pelanggan yang protes.
Klaim itu diuji, bukan sekadar dinyatakan. Beberapa yang bisa diperiksa sendiri saat kode dibuka:
- Ratusan pengujian otomatis dijalankan setiap kali kode berubah, dan perubahan yang menurunkan cakupan pengujian ditolak secara otomatis.
- Simulasi satu PAM utuh -- ribuan pelanggan selama dua tahun periode tagih -- dijalankan dengan pemeriksaan konsistensi uang di setiap periode.
- Uji pemadaman mendadak: proses dimatikan paksa di tengah billing run untuk memastikan tidak ada tagihan yang tertinggal setengah jadi.
- Kinerja diuji dengan ambang yang bila terlampaui menggagalkan rilis -- bukan diukur sekali lalu dilupakan.
Saat BPK atau inspektorat datang
Yang biasanya ditanyakan pemeriksa adalah: siapa mengubah angka ini, kapan, atas dasar apa, dan siapa yang menyetujui. Billira menyimpan jawabannya karena catatannya memang tidak bisa dihapus: setiap pembatalan setoran, pemindahan setoran, pembatalan tagihan, dan pembukaan ulang bacaan tercatat lengkap dengan pelakunya, nilai lama, dan nilai barunya. Pembatalan setoran pada hari yang kasnya sudah ditutup bahkan mewajibkan nama penyetuju.
Sudah ada sejak awal September 2026: layar
Laporan → Jejak Audit (admin saja) menampilkan
seluruh catatan ini tersaring rentang tanggal, jenis data, jenis
perubahan, atau pelakunya, dan bisa diunduh sebagai CSV dengan
saring yang sama -- pemeriksa tidak lagi harus menunggu bantuan
teknis untuk membacanya. Batas jujur yang masih
berlaku: yang tercatat adalah siapa mengubah
apa, bukan siapa membaca apa -- Billira belum
merekam siapa sekadar melihat sebuah data, dan itu berlaku untuk
seluruh layar, bukan cuma yang ini.
Batas hari ini -- baca sebelum memutuskan
Daftar ini ada supaya tidak jadi kejutan di tengah implementasi. Sebagian besar cakupan inti sudah berjalan dan diaudit; yang ditulis di bawah adalah batas nyata yang tersisa hari ini, bukan penolakan permanen.
| Batas hari ini | Artinya bagi PAM |
|---|---|
| Cetak rekening & laporan pemeriksaan | Empat laporan (penerimaan, tunggakan, rekap golongan, dan jejak audit untuk pemeriksa) sudah ada dan bisa diunduh sebagai CSV, begitu juga ekspor jurnal ke pembukuan PAM. Yang belum: rekening tercetak/PDF siap potong -- laporan hari ini keluar sebagai CSV. |
| Impor data dari sistem lama | Perkakasnya sudah ada (billira impor,
validasi penuh, laporan tolakan per baris, semua-atau-tak-
satu-pun dalam satu transaksi), tetapi belum pernah
menghadapi berkas ekspor dari sistem billing sungguhan mana
pun. Sediakan waktu untuk satu putaran penyesuaian pada
migrasi pertama. |
| Penyesuaian tarif Perda mundur lewat layar | Tarif yang berlaku maju sudah bisa diubah sendiri lewat layar, dalam rupiah, berjejak lengkap. Perda yang berlaku surut ke periode yang tagihannya sudah terbit baru tersedia lewat baris perintah, belum lewat layar. |
| Cicilan tunggakan lewat layar admin | Rencana angsuran sudah bisa dibuat dan dibatalkan dengan persetujuan dua orang, denda otomatis dibekukan selama lancar, dan kesepakatan yang berjalan tampil di panel loket. Membuat dan membatalkannya masih lewat baris perintah, belum lewat layar admin. |
| Penghapusan piutang lewat layar admin | Write-off sudah berjalan dengan persetujuan dua orang wajib dan jejak audit lengkap; nilainya tampil di laporan tunggakan. Prosesnya masih lewat baris perintah, belum lewat layar admin. |
| Keringanan atau subsidi massal lewat layar admin | Programnya sudah berjalan: potongan dihitung otomatis saat billing run dari kepesertaan aktif, dengan persetujuan dua orang untuk mendaftarkan. Mendaftarkan program dan pesertanya masih lewat baris perintah, layar admin belum dibangun. |
| Pengelompokan umur piutang berjenjang | Rekapitulasi seluruh PAM sudah ada: total tunggakan, ringkasan yang sudah dihapus, ringkasan yang sedang diangsur, dan tanggal jatuh tempo tertua tiap pelanggan. Yang belum: pengelompokan umur piutang ke kategori berjenjang (mis. 30/60/90 hari) sebagai tampilan tersendiri. |
Selain itu, cakupan produk memang sengaja dibatasi: tidak ada GIS, kepegawaian, persediaan, meter pintar, maupun portal pelanggan yang menghadap internet. Alasannya ada di Cara Kerja -- singkatnya, lebih baik sempit dan bisa diandalkan pada bagian yang menyangkut uang, daripada luas dan tidak bisa dipercaya di mana pun.
Kapan Billira bukan pilihan yang tepat
- Bila PAM butuh sistem terpadu penuh -- keuangan, kepegawaian, aset, GIS dalam satu paket. Billira hanya mengerjakan inti billing, dan tidak berencana melampaui itu.
- Bila tidak ada satu pun orang yang bisa ditugasi merawatnya, dan tidak ada anggaran untuk menyewa pendamping dari pihak lain. Sistem yang tidak pernah dicadangkan adalah risiko, bukan penghematan.
- Bila migrasi harus selesai bulan depan. Perkakas impor data sudah ada, tetapi belum pernah menghadapi berkas ekspor dari sistem billing sungguhan mana pun -- sediakan waktu untuk satu putaran penyesuaian. Dan perpindahan yang benar tetap butuh periode berjalan paralel sampai angkanya cocok, berapa pun bagusnya perkakasnya.
- Bila yang dicari adalah layanan cloud siap pakai. Billira tidak menyediakannya, dan itu keputusan permanen -- bukan "belum".
Yang perlu disiapkan PAM
- Satu komputer yang menyala dan dicadangkan. Tidak perlu peladen mahal; yang perlu adalah yang benar-benar dirawat.
- Penunjukan siapa yang memegang kunci enkripsi. Kunci hilang berarti data hilang. Ini keputusan tata kelola, bukan keputusan teknis.
- Kejelasan peran. Siapa admin, siapa petugas, siapa kasir. Pemisahan itu hanya bermakna bila di dunia nyata orangnya memang berbeda.
- Kesediaan menjalankan periode paralel. Menjalankan sistem lama dan Billira berdampingan selama dua-tiga siklus sampai angkanya cocok adalah cara paling aman berpindah.
Cara tercepat menilai sendiri: buka demonya, masuk sebagai admin, lalu telusuri satu siklus tagih dari awal sampai kas ditutup.