Buku Manual / Rujukan
Siklus Tagih Lengkap
Satu putaran penuh, dari data pelanggan sampai kas ditutup, dengan penanda siapa mengerjakan tiap langkah.
Isi bab
Tiga peran, dipisah sengaja
Pemisahan ini bukan birokrasi tambahan -- ini kontrol internal yang membuat kekeliruan uang selalu berjejak siapa yang membenarkannya, dan ditegakkan sistem, bukan sekadar tertulis di SOP.
Delapan langkah
Data pelanggan & sambungan Admin
Tambahkan pelanggan, dengan satu atau lebih sambungan -- tiap sambungan (rumah, kios) punya meternya sendiri. Golongan tarif melekat pada sambungan, bukan pada pelanggan, sehingga satu pelanggan boleh punya sambungan rumah tangga dan sambungan niaga sekaligus.
Memindahkan sambungan ke golongan lain berlaku mulai periode berikutnya; periode yang sudah lewat tidak dihitung ulang.
Pastikan tarif sudah benar Admin
Setiap golongan punya blok tarif progresif -- makin banyak pakai, tarif per meter kubik berbeda -- ditambah beban tetap dan biaya admin. Simulator tersedia untuk melihat berapa tagihan yang keluar untuk pemakaian tertentu, tanpa menyentuh data pelanggan.
Pada versi sekarang halaman tarif hanya bisa dilihat dan disimulasikan; belum ada layar untuk mengubah angkanya. Penyesuaian dengan peraturan yang berlaku masih memerlukan bantuan teknis.
Buka periode & catat bacaan Admin + Petugas
Admin membuka periode tagih baru; petugas turun ke lapangan mencatat angka meter tiap sambungan. Angka periode lalu tidak diketik ulang -- sistem mengambilnya sendiri, supaya rantai angka meter tidak bisa diubah di tengah jalan.
Bacaan yang ganjil langsung ditandai: lonjakan, anjlok, nol beruntun, atau mundur. Bacaan mundur yang bukan karena meter melewati putaran penuh tidak pernah ditagih.
Validasi bacaan Admin
Bacaan berstatus draf belum ikut dihitung. Admin meninjaunya -- ada penyaring khusus untuk menampilkan hanya yang bertanda anomali -- lalu menerima atau menolaknya untuk dibaca ulang.
Bacaan yang sudah divalidasi masih bisa dibuka ulang bila ternyata keliru, selama periodenya belum dijalankan, dan alasannya wajib diisi.
Jalankan billing Admin
Lihat pratinjau lebih dulu: berapa yang akan ditagih, berapa yang belum siap, dan perkiraan totalnya -- tanpa menulis apa pun. Setelah dijalankan, seluruh bacaan tervalidasi periode itu jadi tagihan sekaligus, utuh atau batal sama sekali.
Bila total saat dijalankan menyimpang dari pratinjau melebihi ambang yang sangat kecil, seluruh proses dibatalkan sebelum satu baris pun ditulis. Selama proses ini loket berhenti melayani sesaat, jadi jadwalkan di luar jam layanan.
Terima pembayaran di loket Kasir
Kasir mencari pelanggan berdasar nama atau kode, memeriksa saldo dan daftar tagihannya, lalu mencatat pembayaran. Struk keluar bernomor urut harian tanpa lompatan dan bisa dicetak. Setoran melunasi tagihan tertua lebih dulu; membayar lebih tercatat sebagai saldo yang mengurangi tagihan berikutnya.
Bila setoran keliru masuk ke tagihan yang salah, koreksinya -- pindahkan atau batalkan -- adalah wewenang admin, bukan kasir yang bersangkutan.
Tutup kas Kasir
Di akhir shift, kasir merekonsiliasi: total menurut sistem dibanding uang fisik yang ada, dan selisihnya dicatat apa adanya -- tidak dipaksa nol, tidak disembunyikan. Satu kali per kasir per hari, tidak bisa dibuka ulang.
Periksa konsistensi Admin
Sembilan pemeriksaan konsistensi uang berjalan otomatis sesudah billing dijalankan dan setiap kali aplikasi dinyalakan, dengan hasilnya tampil di layar admin. Pemeriksaan yang sama bisa dijalankan kapan saja lewat baris perintah.
Modul laporan dan ekspor belum ada -- tidak ada berkas CSV maupun PDF yang bisa diunduh. Untuk kebutuhan pelaporan berkala, lihat daftar batas di Untuk Accounting.
Kasus tepi yang sudah ditangani
Hal-hal berikut sering jadi sumber selisih di sistem billing air, dan sudah punya jalur khususnya di sini:
| Keadaan | Penanganannya |
|---|---|
| Meter tidak bisa dibaca | Dicatat sebagai estimasi dengan alasan wajib, dibatasi berturut-turut, lalu direkonsiliasi saat meter terbaca lagi sehingga total meter kubik yang ditagih tetap sama persis dengan yang ditunjukkan meter. |
| Meter diganti di tengah periode | Satu perekaman mencakup dua ruas: meter lama sampai dilepas, dan meter baru sejak dipasang -- sehingga pemakaian tidak terbaca anjlok gara-gara meter baru mulai dari nol. |
| Meter melewati putaran penuh | Dikenali sebagai rollover, bukan sebagai bacaan mundur, selama hasil pemakaiannya masih dalam batas yang masuk akal. |
| Tombol bayar tertekan dua kali | Dikenali sebagai setoran yang sama; tidak tercatat dua kali, dan nomor struk tidak terbuang. |
| Pelanggan membayar lebih | Kelebihan tercatat sebagai saldo negatif yang sah dan mengurangi tagihan berikutnya. |
| Sambungan ditutup lalu dibuka lagi | Biaya penyambungan kembali dibukukan sebagai penyesuaian di luar tagihan periode. |
| Listrik padam saat billing berjalan | Karena satu run bersifat utuh-atau-batal, tidak ada tagihan yang tertinggal separuh jadi. Perilaku ini diuji dengan mematikan proses secara paksa di tengah run. |
Yang sengaja tidak ada di sini
Billira bukan ERP utilitas air penuh. Tidak ada GIS, kepegawaian, persediaan, atau meter pintar di fase awal ini, dan tidak ada portal pelanggan yang menghadap internet di dalam produk ini. Cakupan sempit ini disengaja -- alasannya ada di Cara Kerja.
Berbeda dari itu, ada pula hal yang belum ada dan memang direncanakan menyusul -- laporan, ekspor, impor data sistem lama, cicilan tunggakan. Daftar lengkapnya ada di Untuk Direksi.